Confidentialité et sécurité

En tant qu’entreprise

Accerta s’engage à protéger et à traiter les renseignements personnels qui lui sont confiés, conformément aux lois sur la protection de la vie privée, aux meilleures pratiques en matière de protection des renseignements personnels et aux dispositions de ses contrats avec ses clients.

Le bureau de la sécurité et de la protection de la vie privée d’Accerta est chargé de diriger toutes les questions relatives à la protection de la vie privée ayant une incidence sur l’entreprise et supervise toutes les activités liées à la conformité.

Par ses politiques et procédures

Accerta a élaboré des politiques de protection de la vie privée et de sécurité qui définissent les règles et les lignes directrices par lesquelles Accerta veillera au respect des lois sur la protection de la vie privée et des pratiques équitables de traitement de l’information comme le prévoit le code type de l’Association canadienne de normalisation (CSA).

En assurant la formation en matière de protection de la vie privée et de la sécurité

La formation à la protection de la vie privée et à la sécurité de toute nouvelle recrue s’inscrit dans le cadre des activités annuelles et d’accueil et d’intégration chez Accerta, conformément à la Politique de formation et de sensibilisation en matière de protection de la vie privée et de la sécurité d’Accerta.

Par ses accords Accerta conclut un accord écrit avec :

• Le répondant du régime et le client
• Les vendeurs qui soutiennent la livraison du programme
• Les utilisateurs des propriétés numériques d’Accerta
• Le personnel, pour l’informer de ses obligations en matière de confidentialité

Identification des objectifs pour la collecte de renseignements personnels

Dans toutes les situations où Accerta recueille directement des renseignements personnels auprès des clients du répondant du régime (les « clients »), elle communiquera un avis de collecte et déterminera également l’objectif de la collecte. Si Accerta reçoit des renseignements de la part ou à l’attention d’un répondant du régime, elle identifiera l’objectif de la réception des renseignements personnels dans le cadre des accords de services concernés.

Consentement pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels

Selon les modalités de l’entente conclue avec le répondant du régime, celui-ci peut conserver la garde et le contrôle des renseignements personnels détenus par Accerta, ou Accerta peut avoir la garde et le contrôle des renseignements personnels qu’elle détient.

Dans les cas où le répondant du régime conserve la garde et le contrôle, Accerta attend de chaque répondant du régime qu’il respecte intégralement toute directive de consentement expressément donnée par ses clients, avant de partager quelque renseignement personnel que ce soit avec Accerta. Dans les cas où Accerta recueille directement des renseignements personnels auprès d’un client, la collecte est effectuée au nom du répondant du régime. Accerta informera les clients de la collecte de tout renseignement personnel.

Dans les cas où Accerta conserve la garde et le contrôle des renseignements qu’elle recueille pour le compte des répondants du régime, Accerta déterminera la méthode de consentement préférée (explicite ou implicite) selon laquelle les données seront recueillies par Accerta. Sous réserve d’exceptions limitées, Accerta obtiendra le consentement, explicite ou implicite, avant la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels.

Lorsqu’une personne communique avec Accerta pour retirer son consentement en vue de la poursuite d’un programme de prestations, Accerta pourra transmettre la demande au répondant du régime ou traiter directement le retrait, selon les modalités de l’entente conclue entre Accerta et le répondant du régime. Le répondant du régime doit prévenir Accerta des modifications ou des retraits de clients de tout programme de prestations.

Accerta limite la collecte de renseignements personnels

Accerta ne reçoit que les renseignements personnels nécessaires pour s’acquitter de ses responsabilités en tant qu’administrateur du régime de prestations pour chaque répondant du régime.

Utilisation, divulgation et conservation des renseignements personnels par Accerta

L’utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels par Accerta

Utilisation des renseignements personnels

Accerta n’utilise pas les renseignements personnels à d’autres fins que le respect de ses obligations contractuelles envers le répondant du régime. Toutes les utilisations autorisées de renseignements personnels sont mentionnées dans les accords de service d’Accerta.

Divulgation des renseignements personnels

Accerta ne divulguera des renseignements personnels que dans le but de fournir des services aux répondants du régime ou en leur nom, ou à d’autres fins uniquement si la loi le permet ou l’exige. Accerta peut agir au nom du répondant du régime pour permettre au répondant de divulguer des renseignements personnels à une autre partie autorisée (par l’entremise du portail Accerta), ou au client (par l’intermédiaire du centre d’appels).

Accerta ne divulguera aucun renseignement personnel pour son propre usage ou à des fins secondaires, sauf si la loi le permet ou l’exige.

Accerta préviendra le répondant du régime et mènera une enquête en cas d’accès, de collecte, d’utilisation ou de divulgation éventuelle non autorisés des renseignements personnels.

Conservation des renseignements personnels

Accerta conservera les renseignements personnels conformément à ses politiques de conservation sécurisée des données et en conformité avec toutes obligations contractuelles spécifiques. La destruction sécurisée des renseignements personnels sous forme papier et électronique sera effectuée par un fournisseur tiers. Un certificat de destruction et un journal de destruction seront conservés par Accerta.

Collaboration pour assurer l’exactitude des renseignements personnels

Les répondants du régime et leurs clients sont responsables de l’exactitude et de l’actualité des données qu’ils fournissent à Accerta conformément au motif de ce partage. Une fois les renseignements personnels reçus, Accerta travaillera en collaboration avec le répondant du régime et les clients pour s’assurer qu’ils sont conservés et actualisés pour répondre à leurs fins.

Mesure de sauvegarde de la protection des renseignements personnels

Les mesures de sécurité concernant les renseignements personnels sur le système Accerta sont en place pour protéger les données contre le vol ou la perte, ainsi que l’accès, la divulgation ou la copie non autorisée.

Les données gérées par Accerta sont conservées et traitées exclusivement au Canada. Elles ne quitteront le pays à aucun moment. Les systèmes et les fournisseurs de services d’Accerta sont entièrement conformes aux exigences canadiennes en matière de résidence des données, ce qui garantit que les renseignements personnels restent en tout temps à l’intérieur des frontières canadiennes. Aucune donnée, sous la responsabilité d’Accerta, n’est transférée, consultée ou divulguée à l’extérieur du Canada.

Accerta applique des contrôles de sécurité administratifs, techniques et physiques sur les données afin d’assurer le traitement approprié des renseignements personnels, quel que soit le format dans lequel ils sont détenus (c.-à-d. documents papier ou électroniques). Ces contrôles sont en place pour sécuriser les renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie.

Accerta est transparent à propos de sa gestion des renseignements personnels

Accerta met à la disposition du public sur son site Web des renseignements généraux sur ses pratiques de gestion de données.

Il est possible de demander des renseignements supplémentaires sur le programme de protection de la vie privée d’Accerta au bureau de la sécurité et de la protection de la vie privée d’Accerta à [email protected].

Accerta soutient l’accès individuel aux renseignements personnels et à leur modification

Reconnaissant le droit des individus d’accéder à leurs renseignements personnels qu’il détient, Accerta a mis en place des procédures d’aide aux personnes qui font une demande d’accès.

Accerta répond à chaque demande conformément aux exigences précisées par chaque répondant du régime. Dans les cas où aucune exigence n’est stipulée par le répondant du régime, Accerta répondra dans les plus brefs délais, mais au plus tard 30 jours après avoir reçu la demande. Lors du traitement d’une demande d’accès, Accerta peut :

• Informer le demandeur de l’existence des informations personnelles demandées dans le système Accerta et lui donner accès à ces informations ;
• L’informer qu’un délai supplémentaire est nécessaire pour répondre à sa demande et lui expliquer pourquoi ce délai supplémentaire est nécessaire ;
• Identifier quel répondant du régime a transmis les renseignements du bénéficiaire à Accerta pour traitement ; ou
• Inviter le demandeur à contacter directement le répondant du régime pour lui transmettre sa demande d’accès.

Contestation des pratiques de conformité chez Accerta

Toute personne concernée par les pratiques en matière de protection de la vie privée d’Accerta peut faire une enquête ou déposer une plainte auprès du bureau de la sécurité et de la protection de la vie privée d’Accerta de la manière suivante :