Confidentialité et sécurité

En tant qu’organisation

Accerta s’engage à protéger et à traiter les renseignements personnels dont elle a la garde, conformément aux lois sur la confidentialité, aux meilleures pratiques en matière de protection des renseignements personnels et comme stipulé dans les contrats avec ses clients. 

Le bureau de confidentialité et de sécurité d’Accerta est chargé de fournir un leadership sur toutes les questions de confidentialité qui touchent l’organisation et de superviser toutes les activités de conformité.

À travers ses politiques et procédures

Accerta a élaboré des politiques de confidentialité et de sécurité qui décrivent les règles et les principes directeurs par lesquels Accerta garantira le respect des lois sur la confidentialité et des pratiques équitables en matière d’information, comme indiqué dans le code modèle de la CSA.

En assurant une formation en matière de confidentialité et de sécurité

La formation sur la confidentialité et la sécurité de tous les nouveaux employés est dispensée dans le cadre de l’intégration et des activités annuelles chez Accerta, conformément à la politique de formation et de sensibilisation à la confidentialité et à la sécurité d’Accerta .  

Par ses accords

Accerta conclut une entente écrite avec :

• Promoteurs de régime/clients
• Fournisseurs qui prennent en charge la livraison du programme
• Utilisateurs du portail AccertaWorX
• Personnel pour les informer de leurs obligations en matière de confidentialité

Identifier le but de la collecte de renseignements personnels

Dans toutes les situations où Accerta recueille directement des renseignements personnels auprès des clients du promoteur du régime (« clients »), elle fournira un avis de collecte et identifiera également le but de la collecte. Si Accerta reçoit des renseignements pour/de la part d’un promoteur de régime, elle identifiera le but de la réception des renseignements personnels dans les accords de service pertinents.

Consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels

Chaque promoteur de régime conserve la garde et le contrôle des renseignements personnels qu’il fournit à Accerta. Accerta s’attend à ce que chaque promoteur de régime se conforme pleinement à toute directive de consentement expressément donnée par ses clients, avant que des renseignements personnels ne soient partagés avec Accerta.

Dans les cas où Accerta recueille directement des renseignements personnels auprès d’un client, la collecte est effectuée au nom du promoteur du régime. Accerta informera les clients de la collecte de tout renseignement personnel.

Lorsqu’une personne contacte Accerta pour retirer son consentement à une participation continue à un programme d’avantages sociaux, Accerta renvoie cette personne au promoteur du régime d’avantages sociaux. Le promoteur du régime doit informer Accerta des changements ou du retrait de clients de tout programme d’avantages sociaux. 

Accerta limite la collecte de renseignements personnels

Accerta ne reçoit que les renseignements personnels nécessaires pour remplir ses responsabilités d’administrateur de régime d’avantages sociaux pour chaque promoteur de régime.

Utilisation, divulgation et conservation des renseignements personnels par Accerta

Utilisation des renseignements personnels

Accerta n’utilise pas les renseignements personnels à d’autres fins que celle de remplir ses obligations contractuelles envers le promoteur du régime. Toutes les utilisations autorisées des renseignements personnels sont indiquées dans les contrats de service d’Acerta. 

Divulgation de renseignements personnels

Accerta ne divulgue aucun renseignement personnel sur les clients des promoteurs de régime. Accerta peut agir au nom du promoteur du régime pour permettre à ce dernier de divulguer des renseignements personnels à une autre partie autorisée (via le portail Accerta WorX) ou au client (par le biais du centre d’appels). 

Accerta ne divulguera aucun renseignement personnel à ses propres fins ou à des fins secondaires, sauf si la loi l’exige. 

Accerta informera le promoteur du régime et mènera une enquête en cas d’accès, de collecte, d’utilisation ou de divulgation non autorisés potentiels de renseignements personnels.

Conservation des renseignements personnels

Accerta conservera les renseignements personnels conformément à ses politiques de conservation sécurisée des données et dans le respect des obligations contractuelles spécifiques. La destruction sécurisée des renseignements personnels sous forme papier et électronique sera effectuée par un fournisseur tiers. Un certificat de destruction et un journal de destruction seront tenus par Accerta.

Collaboration pour assurer l’exactitude des renseignements personnels

Les promoteurs de régime et leurs clients sont responsables de s’assurer que les données qu’ils fournissent à Accerta sont à jour et exactes, aux fins pour lesquelles elles sont partagées. Une fois les renseignements personnels reçus par Accerta, Accerta travaillera en collaboration avec le promoteur du régime pour s’assurer qu’ils sont conservés et mis à jour pour atteindre leur objectif. 

Garanties de protection des renseignements personnels

Des mesures de sécurité pour les renseignements personnels sur le système Accerta sont en place pour protéger les données contre le vol ou la perte, ainsi que contre l’accès, la divulgation ou la copie non autorisés. 

Accerta applique des contrôles de sécurité administratifs, techniques et physiques sur les données pour garantir le traitement approprié des renseignements personnels, quel que soit le format dans lequel ils sont conservés (c’est-à-dire les dossiers papier ou électroniques). Des contrôles sont en place pour sécuriser les renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie.

Accerta est ouvert sur sa gestion des renseignements personnels

Accerta met à la disposition du public des renseignements généraux sur ses pratiques de gestion des données par le biais de son site Web.

Des renseignements supplémentaires sur le programme de confidentialité d’Accerta ou une copie de la politique de confidentialité d’Accerta peuvent être demandées au bureau de confidentialité et de sécurité d’Accerta à Privacy@accerta.ca .

Accerta prend en charge l’accès individuel et la modification des renseignements personnels

Accerta reconnaît le droit des individus d’accéder à leurs renseignements personnels détenus par Accerta et a mis en œuvre des procédures pour aider les individus faisant une demande d’accès.  

Accerta répond à chaque demande conformément aux exigences précisées par chaque promoteur de régime. Dans les cas où aucune exigence n’est stipulée par le promoteur du régime, Accerta répondra dans les plus brefs délais, mais au plus tard 30 jours après réception de la demande.

Des pratiques de conformité difficiles chez Accerta

Toute personne concernée par les pratiques de confidentialité d’Accerta peut poser une question et/ou déposer une plainte auprès du bureau de confidentialité et de sécurité d’Accerta en :